Vedtatt på Årsmøtet 3. september 2023, oppdatert etter CoL 2022.

§ 1. Navn

Foreningens navn er Rotary Distrikt 2290. Foreningen er registrert i Brønnøysundregisteret med organisasjonsnummer 992197544 og er en ideell organisasjon. 

Vedtektene er underordnet Rotary Internationals (RI) til enhver tid gjeldende styrende dokumenter, samlet i Manual of Procedure (MOP), og vedtak gjort av styret for RI, The Board, samlet i Rotary Code of Policies, så lenge de ikke er i konflikt med norsk lov. 

I disse vedtekter forkortes slik:

§ 2. Formål

Distriktet er en forening som skal fremme RIs tjenestearbeid overfor yrkesliv og samfunnsliv, nasjonalt og internasjonalt. Distriktet skal fungere i henhold til RIs bestemmelser, uttrykt i Rotarys styrende dokumenter. Gjennom gjensidig informasjons- og erfaringsutveksling skal Distriktet støtte, motivere og koordinere arbeidet i klubbene. Distriktet har ansvar for distriktsoppgaver. 

Disse vedtektene fastsetter Distriktets forretningsorden. 

§ 3. Organisatorisk tilknytning

Distriktet er en ideell, norsk forening som er tilknyttet Rotarys internasjonale organisasjon gjennom RI.

§ 4.  Medlemmer

Alle Rotaryklubber som geografisk tilhører Distriktet er medlemmer av foreningen og omfatter alle klubbene i Agder, Vestfold og Telemark.  Endringer i Distriktet og dets grenser fastsettes av RI. 

Bare rotaryklubber i dette området kan være medlemmer av Distriktet. 

§ 5. Stemmerett og valgbarhet

Hver rotaryklubb i Distriktet har stemmerett og enkeltmedlemmene i disse klubbene er valgbare til tillitsverv som de er kvalifiserte for i henhold til Rotarys styrende dokumenter. 

§ 6. Kontingent og budsjett

DGE utarbeider forslag til kontingent og budsjett som DG fremlegger for de innkommende presidentene på PETS. Disse gjør vedtak som skal gjelde for det kommende rotaryåret. Årsmøtet orienteres om vedtaket. 

Kontingenten beregnes ut fra antall medlemmer i Rotary Medlemsnett pr. 1. juli og 1. januar og betales for hvert halvår.  Betalingsfrister for klubbene er 31. august og 28. februar.

§ 7. Regnskapsperiode og tillitsvalgtes utgifter

Regnskapsåret for Distriktet følger rotaryåret. (1. juli – 30 juni)

Tillitsvalgte mottar refusjon for faktiske utgifter i henhold til D2290s Styringsdokument. 

§ 8. Årsmøte

Årsmøtet avholdes som en del av Distriktskonferansen på høsten hvert år.  Årsmøtet innkalles av DG med minst 1 måneds varsel til klubbene. Forslag som skal behandles på Årsmøtet skal være sendt til DG senest 2 uker før Årsmøtet. 

Hver klubb i Distriktet skal velge og sende til Årsmøtet minst 1 stemmeberettiget representant.

Bare klubber som har betalt kontingent til Distriktet i inneværende rotaryår og ikke har gjeld til Distriktet har stemmerett. 

Alle klubbmedlemmer som er til stede på Årsmøtet har stemmerett med unntak ved behandling av følgende saker:

-        Valg av DGND[1]

-        Valg av representanter til valgkomiteen for nominering av ny RI-direktør

-        Endring av sammensetning og mandat for valgkomiteen som nominerer guvernør

-        Valg av representant og vararepresentant til Council on Legislation (CoL)

-        Fastsettelse av årskontingent pr. capita[2]. 

I disse sakene skal klubbene stemme etter antall medlemmer. Klubber med inntil 37 medlemmer har 1 stemme, klubber med 38 til 62 medlemmer har 2 stemmer, klubber med 63 til 87 medlemmer har 3 stemmer osv. med en ny stemme pr. 25 flere medlemmer. 

Antall medlemmer følger medlemstallet pr 1. juli i Rotary Internationals medlemsregister. 

Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede som møter. Suspenderte klubber har ingen stemmerettigheter. 

Hvis DG godkjenner det, kan en klubb utpeke en fullmektig. Dette kan være et medlem av enhver klubb i Distriktet. Fullmaktsdokumentet må bekreftes av klubbpresidenten og klubbsekretæren. Fullmektigen kan avgi stemmer i tillegg til enhver annen stemme fullmektigen måtte ha. 

Det vises ellers til utfyllende bestemmelser i Manual of Procedure, RI Bylaws 15.050. Voting at District Conferences and District Legislation Meetings. 

Årsmøtet kan kun behandle forslag om vedtektsendring som er oppført på sakslisten og utsendt senest 1 uke før Årsmøtet. 

Årsmøtet skal ledes av valgt dirigent. Det skal føres fortegnelse over klubbene og medlemmer som er representert. Det skal velges protokollfører og 2 representanter til å underskrive protokollen sammen med møteleder.

Årsmøtet skal:

1.     Ta til orientering IPDGs årsmelding.

2.     Behandle IPDGs regnskap med revisjonsberetning.

3.     Stadfeste Distriktsråd og velge VG se § 12.

4.     Behandle innkomne forslag.

5.     Stadfeste valg av DGN, se § 9 og fotnote 1.

6.     Velge representanter til RIs styrende organer.

7.     Velge revisor.

§ 9 Valg av Distriktsguvernør

DG, DGE og IPDG utgjør komiteen som nominerer kandidat til å bli DG og VG.

IPDG er komiteens leder. Bestemmelsene om kravene til kandidat, saksbehandling og tidsfrister er fastsatt i notatet Nominering av guvernør.  Dette notatet følger disse vedtektene som vedlegg

Nominasjonsprosessen starter 1. juli 3 år før tiltredelse og avsluttes 31.desember samme år. DG skal innen 15. februar sende nominasjonen til RI. Kandidaten presenteres på Distriktsamlingen i tilknytningen til PETS og presenteres av IPDG på Årsmøtet.

§ 10. Ekstraordinære Årsmøter

Ekstraordinære Årsmøter holdes når Distriktsrådet bestemmer det, eller dersom minst en tredjedel av de stemmeberettigede klubbene krever det.

Det innkalles på samme måte som for ordinære Årsmøter, med minst 14 dagers varsel. 

Ekstraordinært Årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 

§ 11. Distriktsguvernøren

DG er RIs representant og øverste embedsmann i Distriktet. DG er Distriktsrådets leder og tegner og representerer foreningen utad. Hvis DG blir syk eller av andre tungtveiende grunner ikke kan fungere i vervet, vil VG tre inn i posisjonen og ivareta alle DGs oppgaver og plikter i perioden.

§ 12. Distriktsråd

Distriktsrådet er Distriktets styre og ledes av DG.

DG, DGE, DGN, IPDG og normalt de tre siste PDG’er, samt DRFC er Distriktsrådets medlemmer. DGN er møtets referent. DGND møter som observatør.

Alle styrets medlemmer må være medlemmer av klubber i Distriktet.

VG skal være en PDG, fortrinnsvis IPDG og velges for 1 år.

Controller og DMC har møte- og talerett i Distriktsrådet og oppnevnes for 3 år.

Distriktsrådet er et rådgivende organ for DG og skal høres i alle viktige saker.

Distriktsrådet skal holde møter etter innkalling fra DG, eller når minst 3 rådsmedlemmer ber om det.

§ 13. Vedtektsendringer

Endringer av disse vedtektene kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært Årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene. 

Endringer i de internasjonale bestemmelsene skal, når de settes i verk, gjelde umiddelbart for Distriktet. Tilpasninger skal foretas i Distriktets vedtekter når det ikke er overenstemmelse. Slike tilpasninger er ikke vedtektsendring, men skal fremlegges på Årsmøtet til orientering. 

§ 14.  Oppløsning eller omdanning 

Se også: RI Bylaws Article 15-010.1 Eliminating and Changing Boundaries

D2290 skal umiddelbart og automatisk stanse driften og begynne oppløsning etter instruks fra RI-styret, The Board eller etter vedtak fra to tredjedeler av klubbene ved en avstemning på Distriktskonferansen/Årsmøtet eller ved en epostavstemning.Hver klubb vil her ha 1 stemme.

Distriktsguvernøren skal gi The Board varsel om en beslutning fra Distriktet om å oppløse D2290, og skal gi en sluttrapport når oppløsningsprosessen er fullført. 

Vedlegg til vedtekter for Rotary International Distrikt 2290 

NOMINERING AV GUVERNØR

Innledning

Rutiner for nominering og valg av distriktsguvernører er beskrevet Manual of Procedure (MoP), Bylaws artikkel 12. Krav til kvalifikasjoner er beskrevet i artikkel 16.

Kandidaten må være kjent med og ha tid til den arbeidsbelastning vervet medfører. I tillegg kan det komme oppgaver i multidistriktorganet Rotaryklubber i Norge (Norfo).

Tittel og ansvar i funksjonsperioden:

Krav til kvalifikasjoner

Når en klubb fremmer en kandidat må klubben forvisse seg om at kandidaten har de nødvendige kvalifikasjoner til å utøve lederskap og har tilstrekkelig engelskkunnskaper til å kunne delta i diskusjoner på dette språk.

Kravene som stilles til DG er omtalt i RI Bylaws, Article 16.020 og omfatter blant annet at kandidaten må:

·       være en vel ansett person, medlem av en aktiv klubb.

·       ha vært President i en hel periode, eller president i en ny klubb dersom perioden er på minst seks måneder.

·       ha gode kunnskaper om Rotary og være fullt innforstått med og fysisk i stand til utføre de forpliktelser guvernørvervet medfører.

Må gjennomføre International Assembly (Guvernørskolen).

Klubbens ansvar

Når en klubb fremmer en kandidat, påtar klubben seg samtidig ansvaret for å støtte vedkommende i utførelsen av vervet fra det øyeblikk nominasjonene er et faktum og fram til perioden er avsluttet.

NB. Før klubben fremmer navn på kandidat skal denne ha fått en kopi av Distriktets vedtekter og dette notatet,” Nominering av Guvernør”, og ha forsikret presidenten om at kandidaten har forstått hvilke forpliktelser det medfører å være kandidat for nominering til guvernør.

Kampanje, stemmeverving.

En rotarianer skal ikke verve stemmer eller ordne kampanjer for valg til embeter innenfor Rotary International og heller ikke tillate stemmeverving av noen andre på sine vegne; heller ikke skal brosjyrer, litteratur, brev eller annet materiale distribueres eller sirkuleres av en rotarianer eller på hans/hennes vegne til klubber eller klubbmedlemmer.

Tidsplan

Nominasjonsprosessen for kandidater starter 1.juli (3 år før tiltredelse) og avsluttes innen 31. desember som følger:

Oppgaver for den nominerte kandidat.

Når valget av kandidat er kunngjort (31.12) må vedkommende være forberedt på å inngå i distriktsadministrasjonen og avsette tid til deltagelse hvert år på Ledersamlinger, Distriktsrådsmøter, Presidentsamlinger, PETS, Distriktsamlinger og Distriktskonferanser De fleste er lagt til helger.

Opplæringsprogrammet som guvernør går i tre faser som følger:

·       Governor Nominee Training Seminar (GNTS) i regi av Sonen

• Governor Elect Training Seminar (GETS) i regi av Rotaryklubber i Norge (Norfo), vanligvis i april på Gardermoen i DGN-året.
• GETS på sonenivå i regi av Rotary International som er forberedelse til” Guvernørskolen”, International Assembly. Den foregår normalt i september/oktober

i DGE-året.

• International Assembly (IA) i USA i januar i DGE-året og kombineres ofte med en ukes Homestay i Florida, USA.

Det er ønskelig at ledsager deltar på de fleste opplæringsprogrammene og det er derfor viktig at ledsager er innforstått med dette.

Det er en forutsetning at det drives egenstudier for å tilegne seg Rotary kunnskaper, («Rotary Learning Center» anbefales, https://learn.rotary.org). Det omfatter blant annet at DGN gjør seg kjent med MoP med spesiell vekt på Guvernørens ansvar og oppgaver, Distriktets styringsdokumenter og håndbok og nettstedene til Rotary International. (www.rotary.org), Rotary Klubber i Norge (Norfo) (www.rotary.no ) og Distriktet (d2290.rotary.no)

Viseguvernør (VG):

Nominasjons-komiteen skal også foreslå en VG for kommende rotaryår. VG s rolle er å erstatte DG i tilfelle DG er midlertidig eller permanent ute av stand til å fungere. (RI Bylaws Article 16.060.)

VG må ha vært DG og bør fortrinnsvis være IPDG for å sikre at VG har mest mulig oppdatert og relevant kunnskap om Rotary og driften av Distriktet.

Det formelle valget av VG gjøres på Distriktets Årsmøte sammen med stadfesting av det øvrige Distriktsrådet.